Makalah Mata Kuliah
Manajemen Sistem Informasi
Disusun Oleh
Kelompok 2
1. Dalingga Yourdita (60202150279)
2. Heni Susantika (60202150144)
3. Reny Makarim Putri (60202150197)
4. Riana (60202150260)
5. Riska Agustina (60202150261)
Materi “AO” (Automation
Office)
Dosen Pengampu : Asep
Jalaludin, ST,MM.
STEBI GLOBAL MULYA
2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmad dan karunia-Nya kami
dapat menyelesaikan makalah mata kuliah Manajemen Sistem Informasi yang
berjudul “Automation Office (Otomatisasi
Perkantoran)”.
Kami telah berusaha dengan
semaksimal mungkin agar dapat menyelesaikan makalah ini dengan sebaik mungkin
dan sebenar-benarnya. Kami menyadari makalah ini jauh dari kesempurnaan baik
materi, penganalisaan, dan pembahasan. Semua hal ini dikarenakan keterbatasan kemampuan
dan pengalaman.
Kami berharap makalah ini dapat diterima dan dipahami bagi para pembaca.
Dan saya juga mengharapkan saran dan kritik dari semua pihak terutama yang
bersifat membangun, guna terciptanya kesempurnaan makalah ini. Dan bila
didalamnya ada kesalahan dan kekurangan mohon dimaklumi dan dimaafkan. Akhir
kata Kami ucapkan terima kasih. Mudah-mudahan makalah ini dapat berguna bagi
semua pihak.
Bekasi, 22 Maret
2016
(
Penulis )
DAFTAR
ISI
DAFTAR ISI.................................................................................. i
KATA PENGANTAR .................................................................. ii
BAB I
PENDAHULUAN ........................................................................
1
A.
Latar Belakang ...................................................................... 1
B.
Rumusan
Masalah .................................................................. 1
C.
Tujuan
Penulisan ..................................................................... 1
BAB II
PEMBAHASAN ............................................................................. 2
1. Pengertian Automation Office ................................................ 2
2.
Definisi Automation Office Menurut
Para Ahli..................... 2
3.
Tujuan Autimation Office........................................................ 3
4. Para Pengguna Autimation
Office…...................................... 3
5.
Manfaat Otomatisasi
Perkantoran ........................................ 4
6. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran ..................... 4
7. Dampak Positif dan
Negative Otomatisasi Perkantoran...... 8
BAB III
PENUTUP ............................................................................. 9
A. Kesimpulan …………................................................ 9
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Menelusuri perkembangan teknologi perkantoran tidak akan jauh beda
dengan perkembangan teknologi informasi, dikarenakan tugas manajemen kantor
salah satunya yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Teknologi perkantoran tidak lain hal nya sama dengan otomatisasi perkantoran
dimana keberadaan teknologi bertujuan untuk mengotomatisasi suatu kegiatan.
Dari pengertian tersebut dapat di tarik benang merah, bahwa otomatisasi kantor
yang merupakan fungsi dari teknologi perkantoran merupakan aplikasi teknologi
informasi sehingga perkembangan teknologi informasi dapat dikatakan sejalan
dengan perkembangan teknologi perkantoran..
1.2 Rumusan
Masalah
1.
Apa yang dimaksud
otomatisasi perkantoran?
2.
Apa yang dimaksud
otomatisasi perkantoran menurut para ahli?
3.
Apa tujuan dari
otomatisasi perkantoran?
4.
Apa manfaat dari otomatisasi perkantoran?
5.
Siapa saja pengguna
otomatisasi perkantoran?
6.
Apa saja aplikasi
otomatisasi perkantoran?
7.
Apa saja dampak positif
dan negative otomatisasi perkantoran?
1.3 Tujuan Penulisan
1.
Untuk mengetahui
pengertian otomatisasi perkantoran
2.
Untuk mengetahui
pengertian otomatisasi perkantoran menurut para ahli
3.
Untuk mengetahui tujuan
otomatisasi perkantoran
4.
Untuk mengetahui manfaat
otomatisasi perkantoran
5.
Untuk mengetahui
aplikasi otomatisasi perkantoran
6.
Untuk mengetahui dampak
positif dan negative otomatisasi perkantoran
BAB II
PEMBAHASAN
1. Automation Office (Otomatisasi
Perkantoran)
A. Pengertian Automation Office (Otomatisasi Perkantoran)
Otomatisasi
adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh
manusia, Sedangkan Otomatisasi kantor( office automation atau OA) adalah semua
system elektronikformal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi
informasi kepada dan dari orang yang beradadi dalam maupun diluar perusahaan
B. Definisi Automation Office (Otomatisasi Perkantoran) Menurut Para Ahli
1.
Sedarmayanti
Otomatisasi adalah cara pelaksanaan
prosedur dan tata kerja secara otomatis,dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan
seefisiensi mungkin atau mesin, sehingga bahan dan sumber yang ada dapat di
manfaatkan.
2.
George.R.Terry
Dalam melakukan pekerjaan macam
apapun, otomatisasi berarti pengaturan dengan mana satu mesin atau lebih
dijalankan tanpa pengikutsertaan manusia kecuali menekan tombol penggerak. Ini
adalah pengolahan dengan mana peralatan atau mesin-mesin dengan kecepatan
tinggi dan melakukan pembetulan sendiri mengontrol jalannya mesin-mesin lain.
Dalam arti yang sangat nyata otomatisasi adalah peluasan dari mekanisasi.
3.
Dwi
Eko Waluyo
Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk
menjalankan fungsi fisik yang bisa dilakukan oleh manusia.
C.
Tujuan Autimation Office
Selama
tahun-tahun pertama, OA dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktifitas
sekretaris dan pegawai administratif karena dapat memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat dan lebih baik. Selanjutnya ternyata para manajer
dan profesional juga dapat memanfaatkannya. Misalnya dengan menggunakan
pengolah kata untuk menyiapkan surat, memo dan laporan.
OA Menjadi
peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. Dibandingkan dengan media
yang ditransmisikan dengan sistem komunikasi kantor manual, informasi OA tiba
lebih cepat, dalam bentuk yang lebih baik, dan dengan penampilan yang lebih
menarik. Kesimpulannya, informasi OA berkomunikasi lebih baik dan karenanya
menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.
Tujuan OA pada masa kini adalah sebagai berikut :
1.
Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya. Komputer
tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai
yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2.
Masalah
Kelompok.Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajemen buatnya
sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3.
Pelengkap–BukanPengganti.Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA
bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi
interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan
tertulis pada memo, dansejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi
tradisional.
D. Para Pengguna Autimation
Office
1. Manajer,
orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama
SDM.
2. Profesional,
menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan
pegawai administrasi.
3. Sekertaris,
ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
4.
Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris,
seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dl
E. Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Agar lebih mengetahui dalam hal
pemanfaatan system otomatisasi perkantoran yang mampu mengelola data inputan
kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebih cepat, efisien serta dapat
meminimalisasi kesalahan dalam input atau user eror.
Pendapatan yang lebih tinggi &
pengindaran biaya. Komputer tidak menggantikan pekerjaan saat ini, tetapi
computer menunda penambahan pegawai yang di perlukan untuk menangani beban
kerja yang bertambah untuk pemecahan masalah kelompok/tim. Cara AO
berkontribusi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk
pemecah masalah kelompok. Pelengkap bukan pengganti. Suatu cara berkomunikasi
bisnis, bukan tanpa keterbatasan.
F. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
1. Pengolahan Kata (Word processing)
Pengolahan kata
adalah penggunaan alat elektronik (komputer) yang secara otomatis menyediakan
banyak fasilitas yang diperlukan untuk menyiapkan, menyimpan, dan mencetak
dokumen (seperti surat, naskah buku, jurnal, paper, dsb). Sistem pengolah kata
menggunakan perangkat lunak yang disebut wordprocessor. Perangkat lunak ini
menyiapkan fasilitas untuk meng-edit dokumen, seperti pemindahan kata/kalimat,
perbaikan, penghapusan, pengubahan format halaman, penggabungan dokumen,
pencetakan, dan sebagainya. Ketika software sudah diaktifkan maka naskah dari
dokumen mulai diketik melalui keyboard masuk kedalam memory komputer, dokumen
ini dapat di-edit, dan dapat disimpan, dan dibaca kembali pada akan diperbaiki atau ditambah isinya. Ketika diperlukan dalam bentuk
cetakan maka dokumen tersebut dapat dicetak pada printer.
Beberapa software
pengolah kata yang populer adalah MS-Word™ produk Microsoft, Openoffice-Writer
yang merupakan software gratis, dan WordPerfect™. Pada hakekatnya banyak sekali
perangkat lunak pengolah kata yang sudah diciptakan dan setiap software tersebut
tentu memiliki keunggulan dan juga kelemahan, user dapat memilih salah satu
dari paket perangkat lunak untuk digunakan. Perlu ditekankan disini bahwa
setiap software memiliki karakteristik tertentu yang belum tentu dimiliki oleh
software yang lain sehingga file-nya pada umumnya tidak dapat dipertukarkan.
2. Surat Elektronik (e-mail)
Surat elektronik
sangat populer dengan nama e-mail adalah penggunaan peralatan elektronik
(komputer) yang berada dalam suatu jaringan (seperti LAN atau Internet) untuk
menyampaikan surat ke komputer lainnnya. Setiap orang yang menggunakan e-mail
harus memiliki e-mail account pada suatu penyedia layanan e-mail (mail server
provider) dan diberi alamat surat elektronik misalnya jihan@yahoo.co.id, dan
penyedia layanan ini akan menyediakan sebuah kotak surat untuknya (mailbox).
Ketika seseorang mengirim e-mail ke suatu alamat, maka surat itu akan
disampaikan ke mailbox yang sesuai dengan alamat tersebut. Penerima e-mail akan
menerima surat ini pada saat dia membuka mailbox-nya.Suatu perangkat lunak
aplikasi digunakan untuk mengelola e-mail, misalnya Microsoft Outlook dan
Pegasus mail. Bentuk lain dari surat elektronik adalah pemakaian SMS (Short
Message System) pada telepon selular (ponsel), dimana penyedia layanan
menyediakan mailbox bagi setiap pelanggan, dan SMS secara otomatis dikirim ke
ponsel penerima pada saat ponsel-nya aktif.
3. Voice Mail
Voice mail serupa
dengan e-mail, bedanya e-mail mengharuskan surat/pesan diketik sedangkan voice
mail mengharuskan pesan direkam dalam bentuk suara kemudian disimpan pada
mailbox penerima pesan. Sistem voice mail menggunakan komputer yang menyediakan
mailbox bagi setiap penggunanya, suara yang direkam diubah ke digital kemudian
disimpan dalam mailbox storage (hardisk), ketika penerima membuka mailboxnya
maka pesan suara digital ini diubah kembali ke suara analog dan diperdengarkan
isinya.
4.
Lembar Kerja
(Spreadsheet)
Lembar kerja
(spreadsheet) adalah perangkat lunak yang bisa membantu pemakainya dalam
menyiapkan tabel-tabel dan grafik-nya. Lembar kerja ini terdiri atas sel-sel
data yang disusun dalam bentuk matriks, memiliki baris dan kolom. Kedalam sel
bisa dituliskan angka maupun teks. Angka-angka yang berada dalam kumpulan sel
dapat dibentuk menjadi grafik, seperti grafik bundar (pie), batang (bar), dan
bentuk lainnya.
Beberapa software
lembar kerja terkenal adalah: MS-Exel™, Lotus 123™ dan Openoffice.org.Calc.
Berikut ini adalah interface dari Openoffice.org.Calc
5.
Kalender
Elektronik (electronic calendar)
Kalender
elektronik adalah penggunaan peralatan elektronik untuk mencatat, menyimpan,
dan meng-akses kalender acara / kegiatan para pimpinan. Perangkat lunak
kalender elektronik biasanya terpadu dengan software e-mail (misalnya Microsoft
Outlook) dengan fasilitas memasukkan kegiatan harian, meng-edit kegiatan,
memeriksa kembali, mencetak, dan memberi alarm (remainder) pada kegiatan
penting, dsb.
6.
Konferensi Audio
Konferensi audio
(audio conferencing) adalah pemanfaatan fasilitas komunikasi suara dua arah
(telepon, PABX) untuk melakukan percakapan yang melibatkan lebih dari 2 orang
secara paralel, bersamaan. Berbagai kelebihan konferensi audio adalah sebagai
berikut:
1. Biaya peralatan untuk konferensi audio dapat terjangkau, karena
umumnya organisasi sudah memiliki fasilitas komunikasi suara.
2. Pada umumnya orang lebih bebas mengemukakan
pendapatnya bila tidak bertatap muka langsung, berbicara hanya melalui telepon.
3. Mengurangi biaya dan waktu transportasi untuk berkumpul disatu
tempat, karena peserta bisa berada ditempatnya masing-masing.
Ketika suatu konferensi audio akan dilakukan
maka seseorang harus bertindak sebagai moderator agar dapat mengatur
pembicaraan dan dapat memberi kesempatan pada setiap peserta.
7.
Konferensi Video
Konferensi video
(video conferencing) adalah pemanfaatan peralatan video (TV) untuk
mem-fasilitasi pertemuan para peserta konferensi dari lokasi geografis yang
berjauhan, misalnya pertemuan para anggota kabinet yang sebagian sedang berada
di Washington, DC, Amerika Serikat dan sebagian lagi berada di Jakarta. Walau
konferensi video bisa menghemat biaya perjalanan, banyak perusahaan tidak
termotivasi untuk menggunakan-nya hanya untuk alasan tersebut, tetapi lebih
kepada kemungkinan melibatkan peserta (staff dan manager) yang lebih banyak
dari tempat berbeda untuk bisa ikut dalam pengambilan keputusan.
8.
Konferensi
Komputer
Konferensi
komputer menggunakan peralatan jaringan komputer untuk melaksanakan konferensi
video, konferensi audio, dan e-mail (konferensi text). Konferensi komputer
biasa disebut sebagai teleconference. Salah satu pemanfaatan konferensi
komputer adalah distance learning atau e-learning, dimana perkuliahan dapat
dilakukan serentak dibeberapa kampus (lokasi) yang secara geografis bisa sangat
berjauhan.
9.
Videotex
Videotex adalah
pemanfaatan komputer untuk menampilkan berbagai informasi (terutama teks) pada
berbagai layar monitor agar banyak orang bisa melihatnya. Sebagai contoh
monitor yang menampilkan harga saham di Bursa Effek, atau melalui jaringan
komputer ke monitor beberapa orang, adalah pemakaian videotex. Suatu organisasi
dapat menggunakan videotex untuk menyebarkan informasi umum organisasi-nya
sehingga semua staf dapat melihatnya tanpa perlu bertanya lagi.
10. Faksimili (Facsimile)
Faksimili sering
disingkat menjadi FAX merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk mengirim
dokumen dari satu lokasi ke lokasi lain melalui saluran telepon. Mesin Fax
pengirim men-scan dokumen menjadi sinyal analog dan kemudian mentransmisikan
sinyal ini melalui saluran komunikasi (telepon), setelah sampai di tujuan mesin
Fax penerima akan mengubah sinyal ini menjadi cetakan dokumen pada kertas.
Dewasa ini komputer dapat dilengkapi dengan modem dan perangkat lunak fax
sehingga dapat mengirim dokumen yang dibuat dengan pengolah kata sebagai
dokumen fax.
G. Dampak Positif dan
Negative Otomatisasi Perkantoran
A.
Dampak Positif
Otomatisasi Perkantoran
Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat di alihkan ke mesin-mesin. Lebih
mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan. Bertambahnya kesempatan
dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, programmer, dan
rekayasa software. Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu.
Lebih sedikit pekerjaan.
B.
Dampak Negative
Otomatisasi Perkantoran
Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”. Masalah
kesehatan sebagai akses dari peralatan seperti layar, printer dan sebagainya.
Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
Implikasi terhadap pemberi pekerjaan. Memerlukan waktu untuk perubahan dari
system manual ke system elektronik. Menimbulkan keresahan pada sementara
karyawan pada tahap penerapan. Tidak seluruh software yang tersedia pasti
sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
H. Contoh Penggunaan
Perangkat-Perangkat yang Mendukung Otomatisasi Perkantoran
1. Pengolah lembar
kerja digunakan menganalisa berbagai kemungkinan harga
2. Pengolah kata
dipakai untuk membuat kontrak penjualan.
3.
Surat elektronik untuk memberikan deskripsi produk kepada calon
pelanggan.
4.
Video konferensi digunakan untuk melakukan pertemuan virtual jarak
jauh untuk melakukan koordinasi sejumlah orang yang berada diberbagai tempat
yang berjauhan. Dalam hal ini, wajah para anggota (member) dapat terlihat dalam
monitor.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Otomatisasi kantor (Office Automation/OA) memudahkan komunikasi dan
meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja di kantor melalui
pengguna alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti
konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronic calendaring,
facsimiletransmission. Komputer dapat di program untuk melaksanakan sebagai
penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang di namakan
kecerdasan buatan (artificial intelligence).
DAFTAR PUSTAKA
http:/fuadadman.com./?p=570
wiebintunaliadi.wordpress.com
soleh09.blogspot.com
http:/www.4shared.com/get/uFFYFXVu/Otomatisasi_Kantor.html
